Ab 2025: E-Rechnungspflicht – was bedeutet das für Unternehmer und private Vermieter?

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine häufige Fehlannahme ist, dass eine PDF-Datei als E-Rechnung gilt. Tatsächlich muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, wie ZUGFeRD oder XRechnung, vorliegen, damit sie maschinell verarbeitet werden kann.

Was ändert sich ab 2025?

Unternehmer und Vermieter müssen ab 2025 sowohl E-Rechnungen empfangen als auch versenden können. Für kleinere Unternehmen gibt es Übergangsfristen bis 2028, um sich auf die Umstellung vorzubereiten. Für die Empfangsbereitschaft reicht im Grunde bereits eine E-Mail-Adresse sowie eine entsprechende Software oder der Zugang zu einem Online-Portal. Die meisten bekannten Dienstleister bieten hierzu einfache und kostengünstige, manchmal sogar kostenlose Lösungen an.

Beispiele aus der Praxis

Ein typisches Beispiel ist ein älterer Vermieter, der bisher Rechnungen in Papierform oder als PDF verschickt. Ab 2025 muss er auf eine Software oder ein Online-Portal umsteigen, um E-Rechnungen zu versenden. Ein weiteres Beispiel ist ein kleiner Handwerksbetrieb, der durch die Umstellung auf E-Rechnungen langfristig von effizienteren Buchhaltungsprozessen profitieren wird.

Ist das für alle machbar?

Die Bundesregierung hat klargestellt, dass die E-Rechnungspflicht für alle zumutbar ist, da einfache und kostengünstige Lösungen verfügbar sind. Die Umstellung mag anfangs herausfordernd wirken, bringt aber langfristig Effizienzgewinne.

Was sollten Sie jetzt tun?

Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie die E-Rechnungspflicht umsetzen können, empfehle ich Ihnen, sich frühzeitig an Ihre Steuerkanzlei zu wenden. Wir unterstützen Sie dabei, die passenden Lösungen zu finden und die Umstellung reibungslos zu gestalten.